- Menu podmiotowe
- Sygnalista
Sygnalista
Zarządzenie Nr 6/2024
Kierownika Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Rypinie
z dnia 31 grudnia 2024 roku
w sprawie: przyjęcia procedur przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych i ustalenia zasad przyjmowania zgłoszeń sygnalistów, ich weryfikację, podejmowania działań wyjaśniających oraz następczych w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Rypinie
§1
Wprowadza się procedury przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych i ustalenia zasad przyjmowania zgłoszeń sygnalistów, ich weryfikację, podejmowania działań wyjaśniających oraz następczych w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Rypinie.
§ 2
Procedury, o których mowa w § 1 stanowią załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.
Zobowiązuje się pracowników Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Rypinie do zapoznania się z procedurami i stosowania się do postanowień w nich zawartych.
§ 4
Wykonanie zarządzenia powierza się Kierownikowi Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Rypinie.
§ 5
Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Rypinie.
Kierownik Miejskiego Ośrodka
Pomocy Społecznej w Rypinie
mgr Marta Kubas-Trędewicz
Załącznik Nr 1 do Zarządzenie Nr 6/2024
Kierownika Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Rypinie
z dnia 31 grudnia 2024 roku
PROCEDURA PRZYJMOWANIA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH
w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Rypinie
Niniejsza procedura przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych ma na celu ustalenie zasad przyjmowania zgłoszeń sygnalistów, ich weryfikację, podejmowanie działań wyjaśniających oraz następczych w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Rypinie.
§ 1. Definicje
- Ilekroć w niniejszej Procedurze jest mowa o:
- Kanale zgłoszeń- należy przez to rozumieć ustanowiony w Podmiocie bezpieczny i poufny sposób dokonywania zgłoszeń wewnętrznych,
- Procedurze – należy przez to rozumieć niniejszą procedurę przyjmowania zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych,
- Podmiocie – należy przez to rozumiećKierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rypinie,
- Ośrodku – należy przez to rozumieć Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Rypinie,
- Ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 14 czerwca 2024r. o ochronie sygnalistów,
- Użyte w treści procedury zwroty tj.: sygnalista; zgłoszenie; informacja o naruszeniu prawa; informacja zwrotna; kontekst związany z pracą; osoba, której dotyczy zgłoszenie; działanie następcze, ujawnienie publiczne, działanie odwetowym – należy interpretować i stosować zgodnie z definicją Ustawy.
§ 2. Kanały zgłoszeń
- W Ośrodku obowiązuje pisemny Kanał zgłoszeń.
- Zgłoszeń wewnętrznych należy dokonywać na formularzu online dostępnym pod adresem: wew-rypin.sygnalizuj.pl w ramach elektronicznego systemu o nazwie „sygnalizuj.pl”.
- Ustalony Kanał zgłoszeń nie dotyczy zgłoszenia zewnętrznego, które Sygnalista może dokonać do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych – w stosownych przypadkach - do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej w trybie przewidzianym w Rozdziale 4 Ustawy
§ 3. Zespół
- Za przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowanie działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej odpowiada Zespół składający się z co najmniej 3 pracowników Ośrodka wyznaczonych i upoważnionych przez Podmiot.
- Zespół działa w sposób bezstronny i niezależny.
- Członek Zespołu, co do którego z treści zgłoszenia wynika, że może być w jakikolwiek sposób zaangażowany w działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot zgłoszenia, podlega wyłączeniu i nie może analizować takiego zgłoszenia.
§ 4. Dokonywanie zgłoszeń wewnętrznych
- Sygnalista przed dokonaniem zgłoszenia powinien zapoznać się z niniejszą Procedurą oraz klauzulą informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych.
- Zgłoszenie powinno być przejrzyste i zawierać pełne wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia w tym co najmniej:
- dane Sygnalisty i sposób kontaktu z Sygnalistą,
- wskazanie osoby, której dotyczy zgłoszenie,
- kategorię naruszenia prawa,
- wszelkie okoliczności wskazujące na naruszenie prawa,
- informacje, dokumenty oraz inne dowody dotyczące wystąpienia naruszenia prawa lub nieprawidłowości wskazanych w zgłoszeniu, w tym w szczególności wskazanie świadków naruszenia,
- miejsce, czas, okres, w którym doszło do naruszenia.
- Zgłoszenia dokonane anonimowo nie będą rozpatrywane.
- Sygnalista otrzymuje potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia od otrzymania zgłoszenia przez Zespół.
- Zespół zobowiązany jest do wyjaśnienia zgłoszenia z należytą starannością.
- Po otrzymaniu i potwierdzeniu zgłoszenia, Zespół przeprowadza wstępną analizę, oceniając czy przekazana informacja stanowi informację o naruszeniu prawa, a także czy przekazana informacja pozwala na rozpoczęcie postępowania wyjaśniającego. W celu wyjaśnienia zgłoszenia Zespół może zwrócić się do sygnalisty o dodatkoweinformacje lub wyjaśnienia.
- Zespół może odstąpić od rozpatrywania zgłoszenia i przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego tylko w sytuacjach, gdy zgłoszenie jest sposób oczywisty nieprawdziwe lub gdy mimo prób nie udało się uzyskać od Sygnalisty niezbędnych informacji do rozpatrywania zgłoszenia i przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego.
- Jeśli przedmiotem zgłoszenia jest informacja o naruszeniu prawa, a posiadane dane pozwalają ocenić zgłoszenie jako prawdziwe i wystarczające, aby uznać, że istnieje prawdopodobieństwo naruszenia lub nieprawidłowości przepisów prawa w Podmiocie, Zespół rozpoczyna postępowanie wyjaśniające.
- Zespół prowadzi postępowanie wyjaśniające samodzielnie, o ile charakter zgłoszenia i przedstawione w nim dowody oraz okoliczności nie wymagają zaangażowania innych osób. Zespół może skorzystać ze wsparcia niezależnego i bezstronnego eksperta, jeśli jego wiedza i doświadczenie są niezbędne przy prowadzeniu działań wyjaśniających. Ekspert pełni rolę doradczą.
- Zespół, prowadząc postępowanie wyjaśniające, działa zgodnie z zasadami uczciwości, bezstronności i poufności oraz zasadami określonymi w niniejszej Procedurze, a w przypadkach nieuregulowanych, zgodnie z Ustawą .
- Po zakończeniu czynności wyjaśniających Zespół przygotowuje rekomendacje do podjęcia działań następczych przez Podmiot lub odstąpienia od tych działań, w przypadku, gdy zgłoszenie okaże się bezzasadne.
- Zespół przekazuje Sygnaliście Informację zwrotną o planowanych lub podjętych działaniach następczych w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego.
Kierownik Miejskiego Ośrodka
Pomocy Społecznej w Rypinie
mgr Marta Kubas-Trędewicz
